Ob die Entscheidung für einen bestimmten Bewerber richtig oder falsch war, lässt sich nicht immer auf Anhieb sicher erkennen. Doch eine Fehlbesetzung ist teuer und zieht zusätzlich einen oft nicht zu beziffernden Verlust an Reputation, Produktivität und Arbeitsklimaqualität mit sich. Grund genug, eine Fehlbesetzung frühzeitig zu erkennen – um rasch handeln zu können.

Neue Mitarbeiter brauchen Zeit zum Einarbeiten und sind aufgefordert, einen Drahtseilakt zwischen Anpassung an die neue Organisation und der Etablierung des eigenen Arbeitsstils erfolgreich zu gestalten. Deshalb kann das Verhalten in der Einarbeitungszeit zunächst holprig sein. Die Frage ist, ob dies ein normales Anfangsphänomen ist oder ob es Signale für eine Fehlbesetzung gibt.

Eine Fehlbesetzung liegt vor, wenn nicht die erforderlichen Fähigkeiten, Fertigkeiten, Erfahrungen und Einstellungen vorliegen, die benötigt werden, um die Aufgaben, die mit der Stelle verknüpft sind, erfolgreich wahrzunehmen. Im Folgenden zeigen wir Signale auf, die auf eine Fehlbesetzung hinweisen können.

Diese Signale sind immer im Kontext zu sehen und zu beurteilen. Es macht in jedem Fall Sinn, ein Feedback-Gespräch zu führen, die Beobachtungen zu thematisieren und Gründe für das Verhalten zu evaluieren.

Warnsignale, die das Verhalten neuer Mitarbeiter betreffen

  • Auffallend verändertes Verhalten und Aussehen als im Interview. Die neue Mitarbeiterin ist kaum wiederzuerkennen, markant verändert in Kleidungsstil und Auftreten.
  • Ablehnung gegenüber Einarbeitungsprozeduren. Der neue Mitarbeiter verhält sich ablehnend oder zögerlich gegenüber Einarbeitungsmaßnahmen wie Trainings oder Vorstellungsterminen mit anderen Abteilungen/Mitarbeitern. Aufgaben und Checklisten, die der Einarbeitung dienen, beendet er nicht oder er nimmt diese eher nachlässig wahr.
  • Klagen und Verweisen auf frühere Arbeitgeber und Leistungen. Die neue Mitarbeiterin klagt über die vorhandene technische Infrastruktur, umständliche Workarounds und Prozesse sowie über die neuen Arbeitskollegen. In ihrer alten Firma hatte sie bessere Lösungen, kürzere Wege, effizientere Tools und ein gutes Miteinander. Sie zieht ihre Kompetenz aus vergangenen Leistungen.
  • Unangemessene Forderungen. Der neue Mitarbeiter meldet früh unangebrachte Bedürfnisse an oder fragt größere Abweichungen von den vereinbarten Arbeitsbedingungen nach. Z. B. Wunsch nach Pensumsänderung oder Home-Office, Bestellung von sehr speziellem Büro-Equipment oder teurem technischen Zubehör.
  • Das Tagesgeschäft leidet. Die neue Mitarbeiterin hat das Tagesgeschäft auch nach einer gewissen Einarbeitungszeit nicht im Griff. Sie entwickelt keine eigenen Routinen sowie kein Gespür für die täglichen Notwendigkeiten. Sie organisiert sich nicht adäquat und nimmt in Stresssituationen falsche Priorisierungen vor.
  • Die Arbeitsqualität stimmt nicht. Der neue Mitarbeiter verpasst Deadlines und beendet Aufgaben nicht. Kunden und weitere Ansprechpartner beschweren sich zunehmend. Er wiederholt den gleichen Fehler, wirkt resistent und interessenlos gegenüber Erklärungen. Er setzt falsche Schwerpunkte, vernachlässigt wichtige Aufgaben zugunsten weniger wichtigen.
  • Auffälligkeiten in puncto Anwesenheit und Ansprechbarkeit. Die neue Mitarbeiterin verschanzt sich hinter einem vollen Terminkalender, kommt spät zur Arbeit, geht frühzeitig und macht ausgedehnte Mittagspausen. Sie zeigt keine Flexibilität in puncto Arbeitszeitgestaltung und fällt frühzeitig durch Absenzen auf.
  • Fehlende kulturelle Anpassung. Der neue Mitarbeiter scheint kein Gespür für die unausgesprochenen Regeln der Firma zu entwickeln oder er missachtet diese bewusst. Er fällt durch unangemessene Bemerkungen auf und befremdet Arbeitskollegen mit seinen extremen Ansichten. Er engagiert sich nicht im Team.

Warnsignale im Umfeld neuer Mitarbeiter

  • Das Arbeitsklima im Team verändert sich. Der Umgangston wird unfreundlicher und der Informationsfluss gerät ins Stocken. Das Engagement der Teammitglieder nimmt ab, Meinung und Kritik wird nicht mehr offen geäussert, zunehmende Passivität bei Diskussionen.
  • Die Arbeitsqualität des Teams sinkt. Eingespielte Prozesse funktionieren nicht mehr, Deadlines werden verpasst, es passieren vermehrt Fehler und es gibt eine Zunahme von Beschwerden interner wie externer Kunden.
  • Die Beziehungen zu anderen Teams und weiteren Bezugsgruppen verschlechtern sich. Kommunikation endet im oft Konflikt, der nicht gelöst wird.

Blick auch auf sich selbst richten

Als Gegencheck macht es Sinn, den Fokus auf sich selbst zu richten und sich zu fragen, ob man neuen Mitarbeitern eine adäquate Möglichkeit gibt, sich zu integrieren und ihr Potential zu entfalten:

  • Stehen in der Stellenausschreibung die richtigen Fähigkeiten, Fertigkeiten, Erfahrungen und Einstellungen, um den Job erfolgreich wahrzunehmen? Und wurden im Auswahlverfahren speziell diese Kompetenzen gemessen?
  • Hat man sich wirklich für den passenden Kandidaten entschieden oder gab es Gründe, sich mit der zweiten Wahl zufrieden zu geben? Z.B. Zeitdruck, fehlende Kandidaten, mikropolitische Interessen?
  • Wurden der Kandidatin während des Auswahlprozesses alle relevanten Informationen gegeben? War sie mit der Ausgangssituation und den Zielen vertraut?
  • Hat der neue Mitarbeiter hinreichend Unterstützung bei seiner Einarbeitungszeit erhalten? Oder wurde er ohne Rettungsring ins kalte Wasser geworfen?

Diese Gegencheck-Fragen können hilfreich sein, um die Situation adäquat einzuschätzen und um die nächste Entscheidung treffen zu können: Macht es Sinn, in die neue Mitarbeiterin in Form eines Trainings zu investieren, betreut man sie besser mit anderen Aufgaben oder beendet man das Arbeitsverhältnis?

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